Het woord digitaliseren duikt met de dag vaker op. Het is ook logisch, het is namelijk veel beter dan al het losse papierwerk. Maar waarvoor wordt het digitalisering nou eigenlijk allemaal voor gebruikt?
Digitalisering doorvoeren
In principe kan er in ieder bedrijf en sector de digitalisering ingezet worden. Het uiteindelijke doel is simpel. Het papierwerk wordt ingeruild voor een laptop. Alle documenten worden in gescand en opgeslagen. Zo kunnen documenten niet meer verloren gaan. Alle medewerkers die iets met deze papieren moeten doen kunnen de papieren gemakkelijk terugvinden wanneer het in een beveiligd digitaal systeem wordt geüpload, zo heb je dus altijd alles bij de hand.
Verplichte digitalisering
Er zijn nog genoeg sectoren waarbij het nog niet verplicht is om alles digitaal bij de houden en in te voeren. Echter kun je er in de zorg niet meer onderuit. Het is namelijk verboden om persoonlijke gegevens op papier te hebben staan. Dit uiteraard door de nieuwe privacywetgevingen. Het is wel logisch, als er papieren verdwijnen waar persoonlijke informatie in staat, en je niet weet in welke handen het eventueel kan vallen. Het is risico is gewoon te groot. Daarnaast is informatie over een persoon veel lastiger dan wanneer het digitaal terug te vinden is. Denk bijvoorbeeld in noodsituaties, zoals reanimatie. Als een persoon heeft afgesproken met een arts dat zij nog gereanimeerd wil worden en jij eerst nog op papier op moet zoeken wat er is afgesproken, ben je in principe al veel te laat. De zorgsector is dus verplicht alles digitaal te hebben in een beveiligd systeem. De digitalisatie is al 5 jaar geleden gestart in de zorg, als eerste sector overigens.
Wil jij jouw bedrijf digitaliseren?
Veel bedrijven willen zich wel digitaliseren maar weten gewoon niet waar zij moeten beginnen. Dat is logisch, het is een hele omschakeling en dat kost gewoon simpel weg tijd. Wees gerust, er bestaan ook genoeg bedrijven die jou willen helpen met deze uitdaging. Er zijn veel opgeleide die jouw digitalisering graag willen begeleiden of zelfs overnemen. Trainingen en cursussen voor werknemers worden overigens ook aangeboden. Zo kan het gehele bedrijf gemakkelijk leren om met het systeem om te gaan. Het proces duurt gemiddeld 30 dagen tot 120 dagen. Het ligt uiteraard aan de aantal documenten en het aantal personeelsleden. Overigens zijn er veel werkgevers die de dag van de cursus afsluiten met een bedrijfsfeest! Een etentje of een andere gezellige activiteit. Het is tenslotte een lange zit. Dan verdienen jouw toppers in het bedrijf wel een beloning, vind je ook niet?